Jahresrückblick in der Local Group Ruhrgebiet

Rückblick auf das letzte Treffen der Local Group im Jahr 2018 am 17.12.2018.

Das letzte Treffen der Local Group Ruhrgebiet stand unter dem Motto “Lessons Learned statt Lessons Lost“. Gudrun Kelp von der RUHR PM GmbH beschrieb in einem kurzen Impulsvortrag ihr Vorgehen bei der Durchführung von Lessons Learned Sessions im Rahmen ihrer Projekte. Sehr viel Wert legt sie dabei auf ein strukturiertes Vorgehen und eine ergebnisoffene Arbeitsweise. Eine Lessons Learned Sitzung soll eine Liste gewonnener positiver als auch verbesserungswürdiger Erkenntnisse liefern und als Ergebnis darauf basierende Aktivitäten festlegen. Diese sollten nachvollziehbar und daher terminlich gebunden sein.

Erfolgsfaktoren

Um diese Vorgehensweise auch selbst auszuprobieren, haben wir anschließend eine solche Lessons Learned Sitzung bezogen auf die letzten vier Jahre der Local Group durchgeführt. Als Erfolgsfaktor hat sich dabei das lockere Format mit interaktiven Sitzungen in angenehmer Atmosphäre herauskristallisiert. Viele Teilnehmer fanden vor allem den offenen Erfahrungsaustausch in der intensiven Kommunikation mit anderen Teilnehmern besonders hilfreich. Dem Effekt kam auch zugute, dass sich inzwischen eine stabiles “Stammpublikum” der Local Group herausgebildet hat. Auch der Ort und die Lokation im Ruhrturm fanden durchaus Anklang.

Diskussionen

Intensiv wurde die Möglichkeit häufigerer Treffen diskutiert. Einige Teilnehmer würden sich gerne öfter treffen. Dem stehen aber der erhöhte Organisationsaufwand und auch andere terminliche Verpflichtungen der Teilnehmer entgegen.

Potenziale

Als Verbesserungspotentiale wurden der Prozess der Themenfindung und die teilweise kurzfristige Ankündigung der Treffen identifiziert, wobei die allgemeine Vorbereitung durchaus Lob fand. Auch die konsequente Pflege eines Themenbacklogs wurde angesprochen.

Maßnahmen

Basierend auf diesen Erkenntnissen wurde ein ein erstes Set an Maßnahmen identifiziert, die bis zum und im ersten Treffen der Local Group von den Organisatoren und den Teilnehmer angegangen werden:

  • Treffen anders ankündigen (dazu nochmal der Hinweis, dass die Treffen schon frühzeitig auf dem Kalender der Website des PMICC angekündigt sind, wenn auch noch ohne Themen. Die Möglichkeit eines entsprechenden Verfahrens auf XING werden wir prüfen).
  • 1. Treffen im Januar 2019 zur Themenfindung und Bewertung des bisherigen Themenspeichers (Termin wird aus organisatorischen Gründen eher Ende Januar/Anfang Februar sein).

    Die Maßnahmenplanung
  • “Paten” für Themen finden: Neben den Organisatoren sollen für das jeweilige Thema einer Sitzung ein Teilnehmer die Patenschaft übernehmen und das Thema inhaltlich vorbereiten (das muss kein eigener Vortrag sein, sondern kann auch darin bestehenden, Schlagworte und Themenabgrenzungen zu identifizieren, um der Sitzung eine Struktur zu geben).
  • Themenbacklog: Hier ist noch zu prüfen, in welcher Form wir dieses möglichst für alle Teilnehmer sichtbar online pflegen können und wie es aktualisiert wird.
  • Terminfrequenz: Wir wollen prüfen, ob häufigere Treffen – eventuell in Form eines einfachen Stammtisches – möglich sind.

Die rege Teilnahme an dieser Sitzung war für uns Organisatoren der Local Group eine große Bestätigung unserer Arbeit und hat uns gezeigt, dass dieses Format der Local Group vielen Projektmanagerinnen und Projektmanagern eine spannende Plattform für den Erfahrungsaustausch bietet. Wir danken allen Teilnehmern für die bisherige Arbeit und freuen uns auf die gemeinsamen Treffen in den weiteren Jahren.

Für die Teilnahme kann eine PDU im Bereich Technical Project Management mit dem Claimcode C2980J1UEM angefordert werden.

Matthias Gärtner und Dr. Eckhard Hauenherm

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