Retrospektive zur Dokumentenplanung mittels SAP vom 18. Okt. 2022

Retrospektive zur Dokumentenplanung mittels SAP vom 18. Okt. 2022

Liebe Mitglieder und Freunde der Project Management Group – Germany e.V.,

mit freundlicher Unterstützung unseres Sponsors, bdf consultants GmbH, fand am 18. Okt. ein virtuelles Event (Webinar) mit Sebastian Fuchs, Projektmanager, in einer kleinen Gruppe von Teilnehmern zu einem grossen Thema statt. Wie können Grossprojekte im Maschinen- und Anlagenbau ihre Dokumente zielgerichtet, inhalts- und zeitkonform steuern?

Nach einer Begrüßung aller Anwesenden durch Robert Baumgartner, VP Finance & Sponsoring, PMG-G, begann Sebastian Fuchs mit seiner Agenda und stellte uns zunächst einmal die Definitionen zu Dokumentenlenkung und -planung vor. Während die Lenkung dem Benutzer den Bearbeitungsstatus eines Dokumentes (erstellen, prüfen, freigeben, verteilen, publizieren, zurückziehen, ungültig stellen, archivieren und vernichten) mitteilt, beschäftigt sich die Planung mit dem Umfang, Klassifizierung, Inhalt und Zugriff von Dokumenten im Projekt, wofür sogenannte virtuelle Dokumente stellvertretend am Anfang eines Projektes zusammen mit dem Kunden angelegt, in Zusammenhang mit dem Projektoutput gebracht und terminiert werden.

Dokumentenplanung mittels SAP

Sebastian Fuchs
Sebastian Fuchs, Projektmanager,
BDF Consultants GmbH (genannt BDF EXPERTS),
t: +49-211-30-15-55-0

Sebastian Fuchs

  • Bachelor of Science – Chemie (Johann Wolfgang Goethe-Universität, Frankfurt am Main )
  • Master of Science – Wirtschaftschemie (Westfälische Wilhelms-Universität, Münster)
  • Kontakt: Sebastian Fuchs, Projektmanager, t: +49-211-3015550, w: bdfexperts.de

Als nächsten Schritt erläuterte Sebastian Fuchs, wie die einzelnen Meilensteine eines Kundenprojektes schematisch entlang eines Projektlebenszyklus aussehen und ging dabei auf beteiligten Abteilungen (Einkauf, Entwicklung, Produktion usw.) und auf gängige Herausforderungen (Kommunikation, fehlender Gesamtüberblick und Silo-Denken) eines solchen Projektes ein.

Entscheidend bei den Herausforderungen ist, dass oftmals mangelnde Datenqualität und unerwartete Verzögerungen auf Grund von Nacharbeit infolge von fehlender Datenqualität hauptsächliche Gründe für gescheiterte Projekte sind. Daher verfolgt Sebastian Fuchs den Ansatz, ein übergreifendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) mittels SAP beim Kunden einzuführen, um genau eben diese Herausforderungen zu meistern, bevor diese zu Problemen werden.

Als Basis, so fuhr Sebastian Fuchs fort, dient ihm das Master Document Definition List (MDDL) Konzept, welches eine systematische und unternehmensübergreifende Erfassung aller Dokumente eines DMS – mittels virtueller Dokumente als Platzhalter – für einen bestimmten Verwendungszweck (Projekt) festlegt. Hierbei werden alle Strukturierungs- und Klassifizierungsanforderungen von Dokumenten, deren Differenzierung nach Dokumenttyp, Gliederung nach bestimmten Prozessmerkmalen und zu guter Letzt kundenspezifischen Anforderungen im Aufbau eines Klassensystems und einer Dokumentenstruktur berücksichtigt. Dazu verriet er uns auch seine grundsätzliche Herangehensweise (bdf-Lösung), dass der Dokumententyp als zentrales Klassenmerkmal herangezogen wird, um eine flexible Nummerierung (Nummerngenerator) und Klassifizierung zu ermöglichen.

Im nächsten Schritt ging Sebastian Fuchs auf den Zusammenhang zwischen einem MDDL-Fragenkatalog gegenüber einer Organisation des Kunden und dessen Prozesse ein, was dann im Ergebnis in eine strukturierte und SAP-gestützte Übersichtsliste mit Ist-und-Soll Abgleich mündet und welches von Projektbeginn bis Ende kontinuierlich gepflegt wird, um dem Projektteam selbst, aber auch allen weiteren Stakeholdern eine schnelle Übersicht, Kontrolle und Steuerungsmöglichkeit von Dokumenten im Projekt zu geben.

Anschliessend wies Sebastian Fuchs auf die Vorteile von SAP gegenüber anderen Systemen wie Sharepoint oder ähnlichen Standalone Lösungen hin; denn Letztere verfügen eben nicht über die erforderlichen Schnittstellen, um Dokumente einfach zu bestehenden Prozesse der Dokumentensteuerung zu verknüpfen und zu importieren. Weitere Vorteile des SAP-Systems sind: Jede Originaldatei gibt es nur einmal, deren Zugriff organisationsweit eingerichtet werden kann, ohne dass die Datenmenge dabei überhaupt eine Rolle spielt, in der je nach Anwendungsfall kombinierte Volltextsuche ohne Weiteres durchgeführt werden kann.

In einem weiteren Schritt führte Sebastian Fuchs uns die Orderstruktur in SAP vor, die redundanzfrei in Material- und Dokumentenstruktur getrennt werden kann, ohne dass ein Dokumentensatz doppelt gespeichert werden muss. Dazu dient ein Dokumenteninfosatz, der für beide Strukturen nur einmalig existiert. Weitere Strukturen stellte er uns in einem multidimensionalen Ordnermanagement, von Material ausgehend, hin zu Produkt-, Lieferanten- und Kundenendokumentation vor. Also eine völlige Vernetzung aller Dokumentationsstrukturen für unterschiedliche Zwecke und Anwendungen in einer mehrdimensionalen Umgebung.

Abschliessend behandelte Sebastian Fuchs noch die Punkte, wie ein Dokumentenscheduling und entsprechendes Tracking in SAP aussieht und erläuterte uns diese Grundlagen an einem Praxisbeispiel, um die theoretischen Grundlagen anschaulich unseren Teilnehmern vor Augen zu führen. Im Anschluss bedankte sich Robert Baumgartner, VP Finance + Sponsoring, PMG-G, bei Sebastian Fuchs für seinen interessanten Beitrag und bei den Teilnehmern für ihr Interesse und ging noch auf weitere Termine wie auch auf die PDUs (s.u.) ein. Des Weiteren können Mitglieder von PMG-G die Präsentation mit den Kontaktdaten von Sebastian Fuchs in unserem Memberbereich (Link) herunterladen.

PDUs

Die Veranstaltung hat eine Gesamtdauer von 1 Stunde und ist grundsätzlich für den PDU Report berechtigt. Die Anerkennung liegt ausschließlich beim PMI – Project Management Institute – und kann über das CCRS getätigt werden: https://authentication.pmi.org

Sie können folgende PDUs claimen.

Ways of WorkingPower SkillsBusiness Acumen
1 PDU0 PDU0 PDU

Falls Sie sich beim Ausfüllen Ihres PDUs über CCRS nicht ganz sicher sind, folgen Sie einfach unseren Anweisungen über diesen Link:
https://www.pmg-g.de/beantragung-ihrer-pdus/

Ways of Working: Whether it’s predictive, agile, design thinking, or new practices still to be developed, it’s clear that there is more than one way that work gets done today. That’s why we encourage professionals to master as many ways of working as they can – so they can apply the right technique at the right time, delivering winning results.
Power Skills: These interpersonal skills include collaborative leadership, communication, an innovative mindset, for-purpose orientation, and empathy. Ensuring teams have these skills allows them to maintain influence with a variety of stakeholders – a critical component for making change.
Business Acumen: Professionals with business acumen understand the macro and micro influences in their organization and industry and have the function-specific or domain-specific knowledge to make good decisions. Professionals at all levels need to be able to cultivate effective decision-making and understand how their projects align with the big picture of broader organizational strategy and global trends.

V.i.S.d.P. VP Finance & Sponsoring
Robert Baumgartner, SAFe 5 – POPM, SA, SGP | PMP, PMI-ACP | Prince2 FL
www.pmg-g.de

Retrospektive zur Dokumentenplanung mittels SAP vom 18. Okt. 2022